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花講師への道①「花の仕事を受注した時に必要な書類まとめ」

2016.05.26
投稿者:fujie

はじめに

電子書籍「フラワースクールで生きていく」 実は当初「花講師への道シリーズ」という題名で、こちらのブログ用に書き溜めていたものでした。

新サイトOPEN記念で公開する予定の記事でしたが、「面白いので電子書籍にしましょう」とお声をかけていただき、書籍化が実現したものです。

お申込みして頂いた方にだけ無料でお届けしています。

まだお読みでない方はこちらをご覧くださいね。 bnr_01_pc_v2

電子書籍「フラワースクールで生きていく」は、私のこれまでの経験に加えて

・フラワースクール開講までの必要な資金
・実際のフラワースクールの収支を公開
・成功しやすい人の前職・特技
・失敗しやすい人の特徴 ・資金繰りって何?
・フラワースクール開講で投資した分を回収する目標の立て方
・フラワースクールを個人で行う場合の税務と申告のまとめ
・公的な借り入れについて

ざっと、このようなことを書いております。

本日はこの電子書籍の続き・・・・とでもいいましょうか、フラワースクールを開くにあたり、必要になってくる書類関係をまとめてみました。

特に「組成書」はわからない人もいるかもしれません。お花をこれから始める人、これからフラワースクールを目指される人のお役に立てたらとても嬉しいです。

花の仕事を受注した時に必要な書類まとめ

~見積書 請求書 明細書 組成書 受書 会社概要~

どんなお仕事もそうなのでしょうが、フラワースクールの先生というのは華やかなそうに見えて実は案外、地味な仕事が多いものです。

レッスン以外の花の仕事(販売や卸など)が決まると、会社と会社のやり取りになる為、提出する書類がかなり必要になります。

先方から「この書類も提出してください」と言われ「何?それ?私書き方を知らない」と思っても、口に出してはいけません。

特にはじめてやり取りさせていただく企業様の場合、相手に不安要素を与えても良いことはひとつもありません。

この人に仕事任せて大丈夫だろうか?と思われてしまいます。大抵のことはグーグルで検索すれば解決するので、帰宅してからそっと調べれば良いのです。

とはいえ、お花を仕事としていくのであれば、ある程度知識を持っていれば現場で慌てることもありません。前置きが長くなりましたが、フラワースクールの先生が花のお仕事(生徒様とのレッスン以外で)をする時に、どんな書類や資料が必要になるのかご紹介いたします。

見積書

見積もり見積書は、取引に関する概算を記したもので、契約を締結してもらう為の書類です。

既に取引や金額は確定しているものの、会社の決済上の流れの中で必ず見積りが必要だという場合もありますし(支払の準備など)、見積額が適正かどうか検討する場合に使用されることもあります。

見積書に記載されていない費用は支払ってもらえませんので、送料が発生し請求する場合は、必ず記載します。

消費税率が変更になったり、資材が高騰した場合に備え見積りには有効期限をつけておくことをおすすめいたします。

見積書は再提出を求められることもありますので、作成後は必ず保存し、再編集ができるようにしておきましょう。 

また、見積書と実際の請求があまりにもかけ離れていると、大きなトラブルになるので、注意が必要です(会社によっては、見積書の金額=請求金額ということも)。

請求書

請求書 

請求書とは、商品やサービスに対し、支払を請求する為の書類です。金銭が絡んでくる為、様々な制約があることが多いので、発行には十分注意しましょう。何点かの注意点を挙げてご紹介します。

請求書の締切

取引先により、請求書の締め切り日が設けられていますので、期日に間に合うように送ります(例:月末締めの翌々10日払いなど)。

書式は確認が必要

ネットから電子請求をする場合もありますし、大企業の場合は、専用請求書を設けている会社もあります。書式についてはあらかじめ確認をしておきましょう。

請求書に記入する振込口座名

振込口座は間違いなく記入し、必ずカタカナでフリガナをしておきましょう。

法人の場合は、振込の場合、法人名だけで、代表者名を省くことが可能です。

振込手数料と領収書

支払に際しては、振込み手数料を支払から値引されることもありますし、必ず領収書を必要とする会社もあります。

請求書の送付方法

送付の方法は郵送が一般的ですが、PDFをメールに添付したり、ネット上で電子手続きをすることなどもあります。

電子請求の時に便利なのが、WEB請求時に便利な印を自動で作れるシステムweb認印です。

misoca

また、最近では請求書を無料で作れるようなサイトもありますので、活用してみるのも良いですね。こちらは、簡単に請求書を作って送れるシステムMISOCA
misoca

実際にデモ画面があるので、試してみると良いのですが、本当に簡単にきれいな請求書が作れてしまい、驚かれると思います。

さらにMISOCAのすごい所は、発送まで無料で(制限はあります)してくれるところ。

小さい会社なら、MISOCAの無料のシステムは便利に活用できそうです。

明細書

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請求明細書と請求書は、基本的に同じものになります。

請求明細の使い方ですが、請求品目が多い場合は「請求書」に明細を記入せず、「請求合計額」のみ記載。

明細は別紙にて、と断り書きをして、請求明細を別途つける、というように使う場合が多いようです。

請書

請書

注文請負書とは、依頼を受けたことを承諾する書類です。

注文者(取引先)が注文書を作り、請負者がこれに対する注文請書を作ることでワンセットとなり、法的効力を持つ契約書となります(請求書や見積書には法的効力はありません)。

一般に、高額な取引の際に交わされることが多い書類です。

請負についての契約書は、印紙税額一覧表の第2号文書「請負に関する契約書」に該当します。よって、記載された金額により、印紙税を支払います。

例) 1万円未満・・非課税 1万円以上 100万円以下・・200円 100万円以上200万円以下・・400円 などなど。

詳しくは国税庁のHPをご覧下さい。 https://www.nta.go.jp/taxanswer/inshi/7102.htm  

組成書

組成

組成書とは成分表(品質表示)のことです。

最近は商品表示法などの規制が厳しくなってきたので、取引先から求められることが多くなってきました。

造花の場合、花の部分はポリエステルでできていることが殆どですが、茎にポリウレタンやプラスチック樹脂、鋼鉄などが使われているので、そうした成分を書きます。

洋服のタグに「絹100%」などと書かれた品質表示がついていますが、それと同じです。

会社概要
会社概要

会社概要は、いわば会社の履歴書のようなものです。

・会社名
・所在地
・電話、FAX番号
・役員
・社員数
・設立年月日
・事業内容
・資本金
・主要取引先
・取引銀行
・沿革等を記入します。
取引先は、新規取引の際には必ず会社概要をチェックするので、きちんと間違い無く書かれていることが大切ですし、取引に際し、提出を求められることもあるので、時間がある時に作成しておきましょう。

まとめ

請求を始めとする事務処理は、難しいと感じる方が多いかもしれませんが、小さな教室や会社では、デザイナー、経理、庶務と一人で何役もこなさないと仕事が成り立たたないものです。

慣れてくれば誰でもできますし、最近では上記でご紹介したmisocaのような便利なシステムも多くありますので活用するといいですよね。便利なものはなんでも取り入れて、わからなければ調べる。でも、相手の前で不安な顔は見せない。これが大事です。

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Living in Tokyo / floral designer

フラワーエデュケーションという花協会で花の楽しさを伝えています。古くて美しいもの、手作業の心躍る時間が大好きです。