こんにちは！

町田市成瀬にある花と輸入雑貨フルールベネットの通地です。

私はフラワーの講師としての活動以外に輸入雑貨店も営んでいます。
基本は店内のサロンフロアでワークショップやレッスンを開講していますが、
外部のワークショップイベントの講師も務めさせていただくことがあります。

今回は私の経験を踏まえまして、法人様のご依頼を承ってから実際に
イベントを開催・終了するまでの流れと、その要所で心得ておきたいポイント、
そして私なりに考えたことを綴らせていただきたいと思います。

出張講師としてどんなことをすればよいか、少しでもお力にになれれば幸いです。

今回は第１回目として依頼を受けてから実際に何を開催するか、
決定するまでの依頼編をご案内いたします。

♦１．依頼を受けたら

実際に法人様より依頼が届くのは基本的にメール、または電話が主になります。

イベント企画会社様・実際に開催をする企業様など多岐にわたります。
まずはお相手様がどんな方なのかを明確にお伺いしましょう。

イベント企画会社様（クライアント様と開催可能な講師を繋ぐ中間業者）の場合、その先に会場のクライアント様がいます。

連絡の不備などが起こらないように気を付けましょう。

♦２．開催方法

お問合せいただく内容は様々です。

実際に開催する内容・開催日時・ご予算・参加人数などを細かく指定いただきご希望されるパターンもあれば、どんなことができますかと大まかなご質問でこちらにご相談いただく場合もございます。

【a.希望が固まっている場合】

この場合はご要望に合わせて後述するポイントの確認を行いお打ち合わせを進めてください。

【ｂ.まだ内容がまとまっていない場合】

こちらは講師としての提案力の見せどころです。

１・まずは自分がどのような作品の開講が可能なのかを提案しましょう

例「生花・造花・プリザーブドフラワー」
　「アレンジメント・リース」「ハーバリウム」など

２・テーマや内容・料金体系を明確にしましょう（花材費・講習料）

例 　

Ａ「～親子で楽しむ夏休み！《植物標本》ってなに？～ ハーバリウムリウムワークショップ」100名 
　・花材1人 800円・講師1名 現場スタッフのアシスト２名  7時間  講習料30,000円 

Ｂ「ネイティブフラワーで作るラウンドブーケ」6名～10名
　・花材1人 2,500円・講師1名 60分毎の講習料5,000円 

Ｃ「～日本の伝統と文化に触れる～しめ飾りセミナー」30名 （各10名 3部制）
　・花材1人3,000円（講義・レジメ付き）・講師2名 講習料6時間 50,000円

３・選択肢は最低でも3パターンを用意しましょう

例　《依頼内容》

　「クリスマスのワークショップセミナーを開催・内容と予算をご教授ください。」

Ａ「～聖夜を彩るChristmas２０２０～エバーグリーンと木の実で作るクリスマスリース」
　　仕上がりサイズ 約φ30㎝　花材1人 3,500円（リボン付き・3種類から選択可）本格派リースです。

Ｂ「永遠の象徴★エバーグリーンで作るクリスマスリース 」
　　仕上がりサイズ 約φ25㎝ 花材1人 3,000円 （リボン付き）どなたでも簡単にご制作いただけます。

Ｃ「～世界のクリスマスを楽しむ～ ドイツ語で壁飾りを意味する「スワッグ」で空間を素敵に演出♪」
　　仕上がりサイズh45㎝×w30㎝ 花材1人 2,500円　低予算で見栄えがします。

同じ「クリスマス」と言うテーマでも、スタイルや金額の異なる内容のものをいくつかご提案してみましょう。
多くの選択肢があるほど申込率は高まりますので、例えサンプル画像などがなかったとしてもテーマや金額は複数設けてみてください。

４・見積書と実際にどのような作品ができるか写真を送りましょう

ご提案したプランの見積書を制作して送りましょう。この時、必ずサンプル画像も一緒に添付するようにします。
写真以外にもあれば、いくつか候補写真を添付しておくと良いでしょう。

５・一度に自分で抱えられる最大人数を明確にしましょう

当スクールサロンでは講師1名に対して最大人数は8名～12名までとしています。

６・１日に数回開講する場合は、休憩時間・拘束時間も加味しましょう

当日は講演だけではなく、設営や片付けの時間も考慮しましょう。中にはセミナーとセミナーの間で1時間や2時間の空き時間が含まれるケースもあります。
いくらフリーな時間だからと言っても行動に制限が掛かることに変わりはありません。
拘束時間に対しての詳細（講師料に含まれるのかなど）、疑問に思ったことは遠慮せずに確認を取るようにしましょう。

７・もし自分の能力に及ばない場合はお断りする勇気を持ちましょう

残念なことに無理なお願いをされることが花やクラフト系のワークショップでは多いのも事実です。
特に講師料の点に関しては主催者様によってかなりのバラつきがあるので、前後の準備や片付け、スタッフの手配なども含めてよく吟味するよう気を付けてください。

♦３．打ち合わせのポイント

主催者様との打ち合わせの際に確認をしておきたいポイントは多々あります。

少なくとも以下の点は確認をしておくようにしましょう。

１・開催日時・場所・対象・目的・予算

２・参加会場の詳細（会場の部屋の様子・会場までの経路・駐車場など）その際の交通費の支給の有無

３・乳幼児やお子様も参加される場合もあるか

４・ご年配・またはお体が不自由な方（車イスなど）が参加されるか

５・当日イベントスタッフ・会場スタッフによるサポートはお願いできるか

６・準備ができるスペースまたは部屋（控室やスタッフ専用ルームなど）があるか

７・テーブルの養生は必要か・電機などのコンセントはあるか

８・人数に満たなかった場合の花材費のお引き取りは可能か

９・講習料の有無・請求書の方法・
　　最近ではペーパーレス風潮でメールでの添付も増えてきています。
　　添付の際には先方に予め承諾を得てから送るようにしましょう。

　　《実際の報酬額について》
　　源泉所得税（10.21％）が控除された後の金額かどうかも必要に応じて確認すると良いでしょう。

10・緊急連絡先（電話・メールとも）

♦４.人数と時間には要注意

たくさんの方が参加してくれるのはとっても嬉しいことです。

ですが講師一人で一度に３０人、４０人と皆様を平等にお相手をするのは非常に難しいことです。もちろん初心者の方もおりますので作業スピードは十人十色になります。決めた時間内でどれだけの方に満足いただける内容をご提供できるか自分の力量を計ることはとても重要です。

また、開催には準備・片付け時間が必要です。普段とは異なる場所で作業をするのは予想以上に時間がかかるものです。
時間は余裕をもってとれるように設定しましょう。

♦５.急な変更にも対応できるように

多くの方が関わる外部活動は思わぬアクシデントや変更に見舞われてしまうことは決して少なくありません。突然のトラブルに対処できるように常に事前の行動とルールの設定を行いましょう。

ルールとは講座内容の変更は１週間前まで、人数の追加は３日前までなどの期限のことです。

自身が慌てて動くことがないように無理のない期限を設けながら、主催者様にご理解いただくようにお打ち合わせを進めましょう。

♦６.事前打ち合わせが完了したら

確認事項のチェックができ、ご依頼主様とも情報の共有ができたら、ここからは当日に向けての花材の準備などの行動に移ります。

その間にはせっかくなので友人などを誘って、参加いただけるように御招待もできると良いかもしれません。

まだ外部講師などに慣れていない方は知り合いや友人が１人でもの場に参加して居てくれると緊張もほぐれリラックスできます。
それは貴方にとって心強い味方になってくれるので、もしそういった点がイベントによっては早めに連絡をしてみても良いでしょう。

終わりに

最後までご覧いただきありがとうございました。
今回は依頼をいただいてから当日が決定するまでのポイントをお話しさせていただきました。

参加者様がまた来たい、またこの先生に会ってみたい、
そう思っていただけるようになるにはスムーズな段取りの組み立てもとっても大事になります。

また事前準備を細かく行うことで突然のことにも冷静に対処ができます。
常に大成功を収められるように基礎作りから頑張っていきたいですね。
次回は花材準備や・当日の移動のポイントなどの準備編でお送りいたします。

東京町田 ライセンススクール
フラワー＆輸入雑貨「フルールベネット」通地 美弥子
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