特に花教室を開かれている方はよくご存知だと思いますが、花の仕事は花材を仕入れて素敵なアレンジを作ったり レッスンをするだけではありません。ブログを書いて PR したり、お客様や生徒様と連絡を取り合ったり と、様々な事務仕事もこなします。

その中でも日常的に行っているのがお客様や生徒様とのメールのやりとり。ですが、メールの返信マナーについては、知っているようで意外と知らないということが多いようです。

フラワースクールのお客様はほとんどが女性です。最初にお会いする前にメールでやり取りをすることが多く、その第一印象が入会していただく際の影響につながります。

このあたりは、男性や効率をよくしたいと考えている人にはきっと理解してもらえないと思うのですが、メールや電話の雰囲気が教室の集客にも直結します。

そこで本日はこのメール返信のマナーについてご案内させていただきます。

まずは模範解答

早速ですが、お客様とのやりとりで一番多い レッスンやお打合せの予約申し込み返信の模範例をご紹介します。

下記は「結婚式に持つブーケのオーダーレッスンのお問合せがあり、講師がお客様にご返信する内容」となります。さらに「お客様の希望しているレッスン日はあいにく講師側の都合が悪い・・・」

さて、どのようにご返信すれば良いか。

ご自身の返信とどのように違うのか比べてみて下さい。

奥富 誠様

①「この度はご結婚おめでとうございます。
わたくしフラワーエデュケーションの岡村と申します。」

⇒末尾に署名をするにしても 冒頭で必ず自己紹介をしましょう。何度かやりとりをしている方の場合でも 同様です。

②「今回はフラワーエデュケーションへブライダルブーケのお申込みをいだきまして誠にありがとうございます。
奥富様のご希望のブーケをご用意させて頂けますよう、心を込めてお手伝い致しますので、宜しくお願い申し上げます。」

⇒まずは御礼の気持ちを 伝えます！これが抜けている人が多いので気を付けましょう。

③「早速ですが、今回ご連絡をいただきました打ち合わせのお日にち・お時間についてでございます。
大変申し訳ございませんが、ご希望のお時間にご来店いただくことが現在難しい状況となっております。」

⇒もしその日の都合が悪ければ、ご希望に添えないことに対してお詫びをお伝えします。「難しい状況」などの言い回しが良いです。よく、「ご連絡頂いたお日にちは埋まっております」「レッスン日ではありません」と返信されている方がいるのですが、それですと若干感じが悪いと思います。

④「ご希望のお日にちですと、11 時～13 時がご案内可能でこざいますが、奥富様のご都合はいかがでしょうか。」

⇒なんといってもこれが大事です！！お断りするだけではなく お客様のご希望に近い日時での 代替案をお伝えしましょう。

⑤「10 月 1 日（水）11 時～13 時でご検討頂けましたら幸いでございます。」

⇒提案で終わらせず、お客様のご意見をお聞かせいただくよう お願いをします。

⑥「お忙しい所、お手数をおかけし申し訳ありませんが、こちらのメールにお返事をご返信いただくか、お電話はいつでも承っております（tel 03-6407-0425） 。」

⇒「再度ご連絡をいただく」というお客様の時間と手間をかけさせてしまう事に対しお詫びをお伝えします。そして、電話番号を記載してお客様がＨＰやブログなどで電話番号を探す手間を省きましょう。

⑦「またこちらの都合で誠に申し訳ございませんが 、9 月 25 日（木）正午までにお返事を頂けけない場合は、他の方のご予約が入ってしまう場合もございますこと、 ご了承頂けますようお願い申し上げます。」

⇒他のお客様や生徒様にご迷惑をおかけしないようお返事の締め切りをお伝えします。いつまでも待っていると他の仕事を入れることができなくなってしまいますからね。。

⑧「それでは奥富様とお目にかかれますことを楽しみにお待ちしております。
今後ともどうぞ宜しくお願い申し上げます。」

⇒最後に感謝の気持ちや、数あるショップの中から選んでいただいたこと、お越しいただけることを楽しみにしている気持ちを伝えましょう！

⑨「フラワーエデュケーション／岡村祥子」

⇒当たり前ですが、署名は必ず入れてくださいね。

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