みなさま、こんにちは。
神奈川県横浜市でFEJオフィシャルスクール「フレーズ」を主宰している柘植です。
お教室の先生にとって、体験レッスンのお申込みをいただくことほどうれしいことはありませんよね。
ところが、せっかくお申込みをいただいた体験レッスンをドタキャンされてしまったら・・
こんな悲しいことはありません。
キャンセルはさまざまな事情によって起こり、１００％防ぐことは不可能です。
でも「可能な限り減らしたい」、ですよね。
ご予約いただいていたレッスンがキャンセルになってしまった場合、
用意しておいた花材が無駄になってしまったり、スケジュールがぽっかりと空いてしまう場合も。
特にレッスン用にレンタルスペースなどを借りている場合はその費用もかかってしまいます。
そして何より、「キャンセルされてしまった」という気持ちのダメージは小さくないのではないでしょうか。
お申込みをいただいたら、ただただレッスン当日ちゃんと来てくださるかドキドキしながら待つ。
という方も多いかもしれません。
私もお教室を始めた当初はそうでした。
キャンセルがあっても仕方ないと諦めていた時期もありました。
でも、やっぱり可能な限り直前のキャンセルは防ぎたい。
何かできることはないかしら？と試行錯誤してきました。
当日まで生徒さまに「レッスンが楽しみ」という気持ちを持ち続けてもらえるように、
そしてキャンセルしやすい状況をできるだけ改善できるように、実際に取り入れている２つの方法をご紹介したいと思います。
１つめは、初めてレッスンに参加される場合は、レッスン代を前払い（事前振込）にしていただくことです。
前払いをお願いするのは初めは抵抗があるかもしれません。
体験レッスンは金額も比較的安い場合が多いですし、わざわざ振り込んでいただくのは申し訳ないと思われるかもしれません。
ただ「当日払い」は心理的にもキャンセルしやすい状況です。
特にレッスン日までの日数が長いほど危険なのです！
自分自身に置き換えてみても、先に費用を支払っていたら、よほどのことがない限りキャンセルしようとは思わないですよね？
フレーズではお申込みの際に、「花材準備の都合上お支払いが完了された時点で正式なお申込みとさせていただく」旨をお伝えしています。
また当日やむを得ずお越しになれなくなった場合は可能な限り「レッスンを別の日にお振り替え」していただくことをお伝えしています。
ただ例外があって、予約日が1週間を切ってしまっている場合は当日のお支払いでもOKにしています。
私の経験上、お申込みから一週間以内にレッスンにお越しいただく場合のキャンセルは0に近いからです。
２つめは、レッスン日までの日数が長い場合は途中でコミュニケーションメールを送る。
そしてレッスン前日には必ず前日のご案内をお送りすることです。
これは当日払いの話の中でも出てきましたが、
「レッスン日までの日数が長い」ほど生徒さまの興味が薄れてしまう可能性が高まります。
場合によっては他のお教室に心変わりしてしまうこともあるかもしれません！
スケジュールの都合で、レッスン日が数週間先になってしまう場合もありますよね。
そういう場合は途中で生徒さまの気持ちが冷めてしまわないようにコミュニケーションをとりましょう、ということです。
例えば・・
お教室の近況を伝えたり、ブログでこんな記事をご紹介しましたので参考になさってくださいなど。
レッスンを楽しみにされている生徒さまが、お教室に行く日がさらに楽しみになるようなラブレターだと思って書いてみるといいですよ＾＾
またレッスン前日には必ず「前日のご連絡」をお送りしています。
内容は日時、レッスン場所、持ち物、当日の連絡方法など。
ご予約時にご案内してある内容と同じですが、改めて確認していただくためにお送りしています。
万が一レッスン日や時間を勘違いされていた場合でも、前日にご案内をお送りしておけば安心ですからね。
そして必ず「お会いできるのを楽しみにしております」という言葉をメールの最後に添えています＾＾
事前のお支払いとコミュニケーションメールは、体験レッスンに限らずシーズンレッスンなど初めてレッスンにいらっしゃる方にも同じようにしています。
数あるお教室の中から選んでいただけた喜びをかみしめることができるレッスンのお申込み。
ドタキャンは仕方がないとあきらめる前に、お客様に悪気がなくても軽い気持ちでキャンセルできてしまう状況は少しでも改善したほうがいいと思いませんか？
ご紹介した方法が最善ではないかもしれませんが、一例として参考にしていただければ幸いです。
フレーズ（FEJ神奈川オフィシャルスクール）柘植 恭子
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